Jak být produktivnější? Tipy pro zvýšení produktivity

Máte někdy pocit, že toho musíte udělat hodně a máte na to málo času? Pokud vás zajímá, jak být produktivnější, přečtěte si, jak objevit cenné strategie, které vám pomohou efektivněji hospodařit s časem.

Jak být v práci produktivnější

Ačkoli je produktivita důležitá ve všech oblastech života, kde jsou vyžadovány výsledky nebo když lidé chtějí dosáhnout cílů, v pracovním prostředí je pravděpodobně považována za nejdůležitější.

Vzhledem k tomu, že se moderní pracoviště v posledních letech vyvíjelo a přešlo na kombinace osobní, vzdálené a hybridní práce, ustoupilo tradičních 9-5 hodin flexibilnějším způsobům práce. Některé z těchto změn povzbudily k efektivnější práci, pro jiné však tato nová dynamika představuje výzvu v oblasti produktivity, a to jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele, kteří musí vyvinout nové způsoby sledování efektivity a motivace svých pracovníků.

Provedení několika jednoduchých úprav v rozvrhu pracovního dne je způsob, jak zaznamenat postupné zvyšování produktivity, ať už je vaše odvětví jakékoli. Některé z těchto úprav uvádíme níže.

• Postupná změna návyků – Nemůžete očekávat, že všechny své návyky v oblasti produktivity změníte přes noc. Zaměřte se na provádění malých, postupných změn, abyste zjistili, co funguje a co ne.
• Time management – je řada dovedností zaměřených na to, abyste dokázali co nejlépe využít svůj čas. Aby byl čas strávený činnostmi produktivní, musí také přinášet výsledky. Podívejte se na některé strategie řízení času a najděte si ty správné pro vás.
• Odpovědnost – Pokud chcete zvýšit svou pracovní produktivitu, může vám skutečně pomoci, když vás někdo bude vést k odpovědnosti. Najděte si kolegu, který má zájem o zvýšení vlastní produktivity, a pořádejte týdenní vzájemné kontroly, nebo si vytvořte systém online diáře, abyste se mohli navzájem kontrolovat a udržet se na správné cestě.

Přizpůsobte si pracovní místo vlastním potřebám

Každý má jiné potřeby. Někdo pracuje v řízeném chaosu, jiný potřebuje čistý stůl bez jakékoliv dekorace, papíru nebo tužky. Nenechte se ovlivnit a stůl si připravte podle sebe. Každého totiž inspiruje k práci něco jiného, takže pokud vám vyhovuje mít na stole vázy, pořadače, fixy a jiné “nezbytnosti”, jen do toho. Je to váš pracovní prostor, takže se nebojte ho měnit, předělávat a najít takový, jaký vám v dané situaci vyhovuje.

Přestaňte s multitaskingem

Často je lákavé pokoušet se o multitasking a žonglovat s mnoha úkoly pracovního dne v jednom okamžiku. I když se to může zdát produktivní, málokdy to přináší ty nejlepší výsledky. Zaměříte-li se vždy jen na jeden úkol, dokončíte jej kvalitněji a za kratší dobu, což vám umožní plynule přejít k dalšímu úkolu.

Stanovte si malé cíle

Velké úkoly nebo projekty mohou působit zastrašujícím dojmem a často přeceňujeme, jak dlouho bude jejich dokončení trvat. Ulehčit si to můžete tak, že si úkoly rozdělíte na zvládnutelné, skousnutelné milníky, které se budou postupně zmenšovat, dokud nebude projekt dokončen. Například vyčištění e-mailové schránky tak, že během dne odpovíte na 4 e-maily najednou a například za 2 hodiny na další 4 e-maily a tak dokola.

Udělejte si přestávku

Může se zdát zvláštní doporučovat přestávky, když mluvíme o produktivitě v práci, ale pravidelné přestávky skutečně pomáhají snižovat stres a zvyšovat produktivitu.

Na mnoha pracovištích je normální, že si zaměstnanci dělají pravidelné přestávky, např. u kávy. Pokud však pracujete z domova nebo v coworkingu, zvažte plánování častých krátkých přestávek v délce 10/15 minut (pomodoro technika). Využijte tento čas k tomu, abyste se vzdálili od své práce, což umožní vaší mysli odpočinout si a vrátit se s novou motivací a případně novými nápady a energií.

Pravidlo pěti minut

Pokud je pro vás prokrastinace velkým problémem, vyzkoušejte pravidlo pěti minut. Tím, že si slíbíte, že nad nesplněným úkolem strávíte pouhých pět minut, odstraníte mnoho výmluv, které vám brání začít. Téměř každý může věnovat pouhých pět minut napsání e-mailu, vyhledání podkladů, dokončení nějaké kontroly nebo načrtnutí nového úkolu.

Často se stává, že po uplynutí těchto pěti minut motivace k pokračování zůstane. I když přejdete k jinému produktivnímu úkolu, drobné práce dokončené během pěti minut stále představují důležitý příspěvek k vašemu celkovému výkonu. Jako vždy jsou to právě tyto drobné úkoly, které nejvíce odkládáme.

Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější

S nástupem covidu-19 a práce na dálku je tradiční pracovní doba 9-5 stále méně obvyklá. Flexibilní a hybridní práce podpořila koncept produktivnější práce. Každý člověk je individuální. Někteří zaměstnanci pracují nejlépe dopoledne, zatímco jiní se dostanou do své produktivní fáze po obědě nebo k večeru. Určit si, kdy jste nejproduktivnější, a následně uspořádat svůj denní rozvrh tak, abyste tyto špičkové časy co nejlépe využili, je vynikající způsob, jak zvýšit produktivitu.