Výhody a nevýhody outsourcingu IT 

Spousta firem řeší outsourcing v různých oblastech: v účetnictví, marketingu, ale i v IT. Jaké služby do IT outsourcingu patří a jaké jsou výhody i nevýhody ve spolupráci s externí IT firmou? To se dozvíte v dnešním článku.  

Co je outsourcing IT? 

Outsourcing znamená, že firma svěří vykonávání určitých činností externímu dodavateli, místo toho, aby činnosti dělala interně. IT outsourcing pak znamená zajištění plynulého chodu firemní výpočetní techniky. Většina firem skladuje citlivá data i know-how na serverech, pracuje se softwarem a provozuje sítě, ale zdaleka ne každá společnost v soukromém nebo veřejném sektoru má finanční, prostorové nebo lidské kapacity na provoz vlastního IT oddělení. 

Co vše je možné outsourcovat? 

Existuje několik forem IT outsourcingu. Většina firem nabízí: 

• komplexní outsourcing IT, 
• správu sítě, 
• uživatelskou podporu,  
• systémovou podporu, 
• vzdálenou správu. 

Výhody IT outsourcingu 

Výhod pro outsourcing je celá řada: 

• Nemusíte zaměstnávat další zaměstnance. Snížíte personální náklady i náklady na interní vzdělávání. 
• Odborné know-how. Externí spolupráce s kvalifikovanými a kompetentními odborníky může vaší firmě zvýšit produktivitu i výkon. 
• Nemusíte kupovat moderní vybavení pro chod IT oddělení. Specializovaná externí firma bude mít moderní vybavení a technologie. 
• Podpora 24/7. Interní IT oddělení většinou nemívá „otevřeno“ nepřetržitě. IT helpdesk vám v rámci outsourcingu ušetří spoustu starostí. 
• Budete mít víc času na hlavní činnost vaší firmy. A méně starostí s oblastí, která vám není vlastní a kterou bude efektivněji spravovat někdo jiný. 
• Flexibilnější reakce. Díky externím odborníkům budete schopní lépe reagovat na požadavky trhu a změny v oblasti IT. 
• Dlouhodobá spolupráce. Výhodná je pro obě strany – externí firma si nemusí pořád shánět nové klienty a vy nové dodavatele. 
• Budete konkurenceschopnější. Pokud je dodavatel specialistou v oboru a sleduje novinky a trendy, může vám jeho know-how pomoci. 
• Úspora peněz. IT firma by měla optimalizovat vaše procesy a náklady. Je možné, že vám ušetří peníze i na místech, kde jste to nečekali. 
• Budete vědět, kolik a za co přesně platíte. Interním manažerům může občas dělat problém předem odhadovat a vyčíslovat náklady na IT technologie, zvlášť v dlouhodobém měřítku. Oproti tomu externí dodavatel pracuje s časovými a finančními odhady pořád. 

Nevýhody IT outsourcingu 

Samozřejmě se najdou i nějaké nevýhody externí spolupráce s dodavatelem: 

• Ztráta kontroly nad některými procesy. Což samozřejmě vyplývá z podstaty outsourcingu a jinak to nejde. 
• Nutnost dodavatele ověřovat. Pečlivě si přečtěte smlouvu a všechny podmínky spolupráce, abyste po určité době nezjistili, že budete platit víc, než jste si mysleli, nebo že firma udělala méně práce, než jste chtěli. 
• Možné riziko úniku citlivých dat a informací. U kvalitních externích firem s definovanými bezpečnostními postupy by ale riziko mělo být minimální. 

Jak vybrat firmu pro IT outsourcing 

Pokud se rozhodnete pro outsourcing IT, mějte na vědomí, že ve firmu vkládáte nejen svá očekávání a zodpovědnost, ale také důvěru, že neohrozí bezpečnost vašich dat. Proto si externího IT specialistu vybírejte pečlivě, a to na základě nejen vašeho pocitu, ale i podle: 

• recenzí, 
• referencí, 
• případových studií, 
• kvalifikace a certifikátů firmy, 
• stáří firmy. 

Každopádně si vždy prostudujte několik firem a nabídek, abyste měli srovnání. Dodavatel by také měl pokrýt všechny činnosti, které potřebujete – nemá smysl IT outsourcing rozdělovat mezi několik externích dodavatelů.  

Jak si spolupráci s IT firmou nastavit? 

Jak postupovat při domluvě s firmou: 

• Definujte si, co od ní potřebujete a nechte si její práci předem nacenit. 
• Ujasněte si s firmou odpovědnost za konkrétní činnosti. 
• Chtějte vytvořit harmonogram přechodu na outsourcing (ideální je, když implementace probíhají mimo pracovní dobu vaší firmy).  
• Nechte si od firmy zpracovat audit a navrhnout postupy i zlepšení. 
• Spolupráci vyhodnocujte a revidujte na pravidelné bázi. 

Jaká je cena IT outsourcingu? 

Ceny IT outsourcingu jsou velmi různé, roli totiž hraje několik faktorů, například: 

• jestli je to cena od živnostníka nebo velké firmy, 
• jak moc expertní služby dodavatel nabízí, 
• jak velký je rozsah vašich požadavků. 

Většinou se můžete setkat s projektovým nebo hodinových naceněním. 

IT outsourcing je pro mnoho firem ideálním řešením 

IT outsourcing často využívají jak malé firmy, tak korporáty, protože si nechtějí udržovat vlastní IT oddělení, kvůli kterému by jim vznikaly mnohé náklady. Navíc kvalitní externí dodavatel má většinou mnohem víc zkušeností. Outsourcing IT může probíhat v různém rozsahu a externí dodavatelé jsou zvyklí na individuální požadavky. A protože jich je na trhu několik, můžete si vybrat, se kterým budete spolupracovat.